Moderiranje in facilitiranje

Avtorica: Špela Polak Bizjak, Zavod Štirna

Moderiranje in facilitiranje sta strokovni področji, s katerima načrtujemo in izvajamo učinkovito skupinsko delo: sodelovanje v organizaciji, med organizacijami in z deležniki. Pomembno je, da razumemo, kako si lahko pomagamo z znanji in veščinami obeh, ko načrtujemo strateško komuniciranje in kakšno vlogo imata v doseganju organizacijskih in komunikacijskih ciljev.

Obe vključujemo v načrtovanje in izvajanje strateškega komuniciranja, saj nam pomagata pri doseganju sprememb pri posameznikih in skupinah. Pri tem pa se moramo zavedati, da z obema strokama vstopamo v neposredno (osebno) komunikacijo in s tem vključujemo v oblikovanje rešitev zelo različne deležnike. 

Moderiranje in facilitiranje ne sme biti omejeno na eno delavnico, ampak moramo razumeti, da je posamezna delavnica ali sestanek le del odnosa, ki ga gradimo z deležniki. Z eno delavnico ali enim sestankom prav tako prispevamo le del k odnosu in le del k sodelovanju pri reševanju izziva.

Kaj je moderiranje in kaj facilitiranje ter kdaj ju uporabljamo?

Moderiranje (povzeto iz SSKJ): vodenje pogovora na konferencah, strokovnih sestankih. 

Facilitiranje (v SSKJ še nimamo definicije): angleška beseda 'to facilitate' izhaja iz italijanske besede 'facilitare', ki pomeni olajšati, poenostaviti. Facilitiranje kot stroka uporablja precej kompleksne definicije. Za razumevanje bomo tu uporabili poenostavljeno definicijo: facilitiranje omogoča učinkovito, varno in enakovredno sodelovanje udeležencem v skupini pri reševanju skupnega izziva.

Tako moderiranje kot facilitiranje uporabljamo lahko samostojno, pogosto pa hkrati uporabljamo znanja in veščine obeh. Moderiranje se bolj osredotoča na sam proces in potek predavanj, predajanje besed, skrb za izpolnjevanje poteka dogodka kot smo si ga zadali, sprejemanje vprašanj, skrb za odgovore in podobno. 

Facilitiranje omogoča participativno vključevanje deležnikov – pri uporabi facilitiranja se moramo zavedati, da se lahko skupina odloči povsem drugače kot smo načrtovali. Facilitiranje seveda podpira cilje kot si jih zastavi organizator, vendar pa se lahko skupina odloči, v katerih delih ali pa v celoti tudi drugače kot smo načrtovali v fazi opredeljevanja ciljev. 

Facilitator namreč ne sme vplivati na skupino, ampak jo podpira pri doseganju skupnega cilja. V povsem odprtih procesih je skupina tista, ki opredeli samo temo in cilj, ki ga želi doseči. V kolikor to določimo vnaprej, moramo skupini to tudi predstaviti. Prav tako moramo jasno predstaviti, kaj se bo zgodilo z rezultatom njihovega dela v prihodnje in kako bo uporabljen. Pomembna je celotna komunikacija s skupino – ne samo do dogodka, ampak tudi po dogodku. V celotnem procesu se morajo udeleženci počutiti varno in dobro in morajo imeti na razpolago možnosti, da se lahko izrazijo in da lahko prispevajo. Pri tem pa morajo biti jasno določene tudi meje.

Primeri, ko uporabimo moderiranje: 
·    Vodenje konference, seminarja, poslovnega srečanja
·    Vodenje sestanka

Primeri, ko uporabimo facilitiranje:
·    Iskanje konsenza
·    Razrešitev konflikta, problema
·    Zbiranje idej – viharjenje možganov
·    Načrtovanje – strateško, kratkoročno
·    Organiziranje za izvedbo, razdelitev nalog, vodenje sestanka

Od tu naprej se bomo osredotočili na facilitiranje, saj so nam procesi moderiranja v splošnem bolj poznani.
 

Kako poteka priprava na facilitirano srečanje?

Najprej preverite sami pri sebi, ali ste za vključevanje deležnikov pripravljeni sprejeti kompromise ter poslušati in vključiti tudi njihove predloge v izvajanje vaših nalog. Nato preverite, ali facilitiranje dopolnjuje vašo organizacijsko in komunikacijsko strategijo. Postavite si jasne cilje v odnosu do deležnikov, ki jih želite povabiti k sodelovanju. Od tu naprej pa priporočamo vključevanje facilitatorja in dovolj časa, da se boste lahko skupaj s facilitatorjem lahko dobro pripravili. 

V LIFE integriranem projektu za okrepljeno upravljanje Nature 2000 Zavod Štirna moderira in facilitira vse ključne delavnice med projektnimi partnerji in tiste z vključevanjem deležnikov. Osnovne veščine so partnerji projekta imeli priložnost spoznati tudi na posebnih delavnicah. 

Kako poteka delo od trenutka, ko se odločimo za facilitiranje:

• Vhodni podatki za pripravo scenarija 
  • Namen in cilji.
  • Kakšne rezultate pričakujemo?
  • Kdo so udeleženci, koliko jih pričakujemo in kakšne so njihove potrebe?
  • Kako dobro se poznajo udeleženci v skupini?
  • Ali pričakujemo konflikte / nesoglasja v skupini?
  • Katere informacije potrebuje skupina, da bi lahko dosegla cilje?
  • Ali skupina sprejema odločitve?
  • Dogovor glede zapisnika rezultatov in da ga udeleženci prejmejo. 
  • Kaj se bo zgodilo z rezultati skupine?
  • Kakšni so naslednji koraki?
  • Ali je potrebnih več srečanj – koliko je izvedljivo na enem srečanju, ali je potreben vmesen čas med koraki, da udeleženci razmislijo, se pripravijo na naslednji korak?
• Na podlagi vhodnih podatkov bo facilitator pripravil scenarij, v katerem bo opredelil:
  • Pripravo na dogodek 
  • Vstop na dogodek / sprejem
  • Potek dogodka – trajanje sklopov, odmori
  • Uporabo tehnik
• Organizacija prostora (vstop, delovni prostor, odmori, označbe v prostoru, tehnika, pogostitev)
• Organizacija dela (razdelitev nalog in določitev rokov)
• Načrtovanje in izvedba komuniciranja (vabila, priprava udeležencev, komunikacija z udeleženci, komuniciranje po dogodku)

Uporaba facilitatorskih tehnik

Za mano je skoraj 20 let izobraževanj in stalnega prakticiranja facilitiranja zelo različnih procesov. Zbralo se je nešteto različnih situacij, izkušenj z naročniki in udeleženci. Več kot je različnih in zahtevnih izkušenj, večja je možnost odzivanja na potrebe skupine in večja je zahtevnost pri pripravi naročnika na celoten proces, v katerega se podaja. V procesu aktivnega sodelovanja udeležencev namreč ni nujno, da bodo cilj in koraki do tja točno taki kot si jih želi naročnik. K temu namreč prispeva prav vsak izmed udeležencev in zato je rezultat bogatejši, sodelovanje, če se naročnik zanj odloči, pa bistveno močnejše in bolj učinkovito.

Facilitiranje tudi v Sloveniji pridobiva na prepoznavnosti in vse več je predstavnikov različnih organizacij, ki so se udeležili srečanja, delavnice ali predstavitve facilitiranja in prepoznali njegovo vrednost v posameznih tehnikah. Tehnike so tudi najbolj oprijemljiv viden izkaz facilitiranja. Vendar pa so z vidika facilitatorja tehnike le posledica tega, kar pripravi kot osnovo za scenarij v sodelovanju z naročnikom. V prejšnjem sklopu je opisano, na kaj vse moramo odgovoriti, preden se odločamo o tehnikah.

Več izkušenj, več izobraževanj kot ima facilitator, večja verjetnost je, da uporablja širši nabor tehnik. Da zna prilagoditi tehnike tako potrebam naročnika (nosilca) kot tudi udeležencem ter času, ki ga imajo na razpolago. Tehnike so različno zahtevne in izjemno pestre – veliko informacij o tehnikah lahko najdete na spletu. Pri uporabi tehnik je prav tako pomembno izobraževanje in praksa. Nekatere so namreč lahko tudi izjemno zahtevne – na primer obstaja tehnika facilitiranja za doseganje ciljev varstva narave, ki zahteva minimalno sedem polnih dni sodelovanja z udeleženci na delavnicah.

Tehnike bo facilitator izbiral in jih kombiniral glede na reševanje izziva kot izhaja iz scenarija z naslednjih področij:
·    Povezovanje v skupini, spoznavanje, motivacija in vzpostavljanje sodelovanja
·    Viharjenje možganov ('brainstorming')
·    Reševanje konfliktov, problemov
·    Vključevanje deležnikov
·    Analiziranje, vrednotenje
·    (Strateško) načrtovanje
·    Strukturiranje, določanje prioritet
·    Doseganje soglasja, oblikovanje odločitev
·    Grajenje sodelovanja, zaveze

Pri tem pa bo uporabljal vrsto veščin, ki jih je pridobil na izobraževanjih in v praksi. Facilitatorjeva temelja sta postavljanje vprašanj in naklonjeno poslušanje.
 

Kompetenčni model facilitatorja po IAF (International Association of Facilitators)

Navajam samo kratek povzetek – več informacij lahko dobite na izobraževanjih Društva moderatorjev Slovenije ali na spletnem mestu IAF. Kompetenčni model facilitatorjem omogoča, da preverjamo in krepimo svoje kompetence:

Odnos do naročnika(oziroma nosilca): ustvarjanje partnerstev, proces po meri naročnika, učinkovito vodenje.

Odnos do procesa: izbira jasnih metod in postopkov, načrtovanje in spoštovanje procesa (čas, fizično okolje, razpoloženje, dinamika).

Odnos do udeležencev: uporaba učinkovitih veščin sodelovanja in medosebnega komuniciranja, spoštovanje raznolikosti in zagotavljanje vključenosti, ravnanje s konflikti v skupini, spodbujanje skupinske ustvarjalnosti.

Odnos do rezultata: vodenje skupine z jasnimi metodami in postopki, zavedanje skupine o njenih nalogah, vodenje skupine k soglasnemu mnenju in željenim rezultatom.

Odnos do lastnega znanja: skrb za temeljno znanje, lastna zbirka facilitatorskih tehnik, skrb za profesionalen in strokoven ugled.

Etični odnos: urjenje v samoocenjevanju in samozavedanju, etično delovanje, zaupanje potencialu skupine in izkazovanje (vzor) nepristranskosti.